От трендов рынка до подготовки к проекту — рассказываем о внедрении современной ERP

Опыт системного интегратора

Navicon работает на ИТ-рынке с 2002 года. Компания начинала бизнес с внедрения ERP-систем, а сейчас ее продуктовая линейка включает разные и самые востребованные классы решений: ERP, CRM, BI, системы бюджетирования и другие.

Практика ERP в Navicon— крупнейшая в России по количеству сотрудников и одна из крупнейших в Европе. Мы являемся золотым партнером Microsoft и за 18 лет на рынке выполнили более сотни проектов в области ERP. В основном, их можно разделить на три типа:

• проекты комплексной автоматизации, требовательные к размеру команды и уровню ее квалификации;
• проекты миграции на новые версии любой сложности: сюда входит как «бесшовная» миграция, требующая минимального участия пользователей в процессе перехода, так и сложная миграция с высокой долей кастомизации;
• проекты поддержки, в рамках которых мы оказываем услуги сервисной поддержки и услуги по развитию существующего функционала системы десяткам активных клиентов.

Как правило, с ERP-запросами к нам чаще всего обращается:

• крупный российский бизнес, требующий масштабируемую высокопроизводительную систему с высокой степенью автоматизации;
• крупный и средний международный бизнес, автоматизирующий учет на своей корпоративной системе;
• средний российский бизнес, стремящийся автоматизировать свой управленческий учет и/или учет по стандартам МСФО на международной ERP-системе.

Тенденции на рынке

Как правило, среди предпосылок к внедрению ERP-системы ранее были: повышение эффективности бизнес-процессов, минимизация операционных рисков при подготовке отчетности, снижение человеческого фактора и повышение аудируемости системы, повышение качества учета для принятия более точных управленческих решений и другие.

Сейчас фокус смещается, и наравне с вышеприведенными предпосылками мы наблюдаем следующие глобальные тенденции:

1. Скорость внесения изменений. Внутренняя и внешняя среда компании постоянно меняются. Скорость этих изменений постоянно растет, что порождает необходимость в изменении бизнес-процессов. То, насколько быстро компания способна это сделать, определяет степень ее конкурентоспособности.

2. Смена модели принятия решений. Следующий аспект конкурентного преимущества — это то, насколько эффективно вы принимаете решения. Если раньше бизнес-приложения служили целям автоматизации и повышения эффективности, то сейчас они помогают в принятии решений.

3. Развитие ИТ-экосистем. Увеличение числа бизнес-приложений ведет к следующим очевидным сложностям вроде роста инвестиций в их интеграцию и роста стоимости владения комплексом программных продуктов.

Все это привело к тому, что вендоры стали создавать свои облачные экосистемы, призванные решить ряд ключевых задач.

• Обновление облачных бизнес-приложений осуществляется автоматически.
• Реализуется возможность гибкого масштабирования инфраструктуры.
• Реализуется возможность быстрого включения в экосистему нового бизнес-приложения.
• Реализуется возможность кастомизации бизнес-приложений и реализации собственных интеграций.
• Реализуется возможность установки облачных служб безопасности и т.д

4. Повышение качества взаимодействия с клиентом. Для гибкого взаимодействия с заказчиком нужна тесная двухсторонняя интеграция между различными бизнес-приложениями. В режиме реального времени в одном месте вы должны видеть информацию по всем клиентским каналам и иметь возможность, например, проследить статус выполнения заказа во всех смежных системах в рамках единого окна.

Новые возможности Microsoft Dynamics 365 Business Central

Среди вышеперечисленных трендов можно отметить два, которые завоевали наибольшее внимание пользователей бизнес-приложений: повышение скорости внесения изменений и развитие ИТ-экосистемы. Также я бы отдельно выделил интерес к машинному обучению. Рассмотрим на примере одной из самых известных ERP-систем, как такие решения меняются, чтобы удовлетворить потребности клиентов.

Скорость внесения изменений

Здесь разберем два аспекта: скорость обновления платформы (переход на новые версии) и скорость расширения существующей функциональности.

Скорость обновления

Архитектура ERP-системы Microsoft Dynamics 365 Business Centralустроена таким образом, что вся кастомизация реализуется с помощью отделимых компонентов. У вас есть ядро системы, в которое запрещено вносить изменения, а вся дополнительная функциональность реализуется разработчиком с помощью специальной технологии (Extensions), которая позволяет новой разработанной функциональности «подписываться» на события, происходящие в ядре системы. Этот подход помогает принципиальным образом изменить процесс миграции на новые версии.

Скорость расширения функциональности

Любая система допускает внесение изменений. Если вы меняете систему «под себя», то подход, как правило, такой: собираете требования, пишите ТЗ, затем следуют этапы разработки и тестирования. В целом это довольно длительный процесс.

Альтернативой является использование магазина бизнес-приложений с готовыми решениями. Все мы с вами привыкли к использованию магазина приложений, когда речь идет о мобильном телефоне. Та же логика заложена в магазин бизнес-приложений AppSource. Там вы можете скачать для ERP-системы Microsoft Dynamics 365 Business Central бизнес-приложения, разработанные партнерами со всего мира. Их установка не требует навыков разработчика — вы просто скачиваете интересующее вас приложение, и функциональность ERP-системы меняется.

Развитие IT-экосистемы, машинное обучение

Расширение возможностей ERP-системывозможно не только за счет ее функционала, но и за счет тесной интеграции с прочими бизнес-приложениями, входящими в глобальную экосистему.

• Семейство продуктов Power Planform включает в себя следующие бизнес-приложения:

— Power BI — инструмент для визуализации и анализа бизнес-данных. Например, с его помощью можно строить дашборды на базе тех данных, что есть в ERP-системе.

— Power Apps — инструмент для создания мобильных приложений и порталов с помощью малокодовой разработки.

— Power Automate — инструмент, позволяющий автоматизировать рабочие процессы.

— Power Virtual Agents позволяет создать виртуального чат-бота.

Все эти бизнес-приложения тесно интегрированы друг с другом и, как правило, не требуют подключения разработчика для реализации базовых сценариев.

• Платформа Dataverseреализует концепцию, которая позволяет динамически хранить данные в масштабируемой и безопасной среде. Можно, например, импортировать данные в облако из ERP, CRM, WMS и прочих систем с помощью стандартных коннекторов.

Платформа содержит встроенный инструмент Builder AI, который позволяет в режиме «наведи и щелкни» применять различные модели анализа данных с помощью ИИ и извлекать из них ценную информацию.

• Облачные службы Azure содержат, без преувеличения, сотни сервисов. В рамках этой статьи невозможно затронуть их все, остановимся на нескольких.

— Azure ML Studio — инструмент, позволяющий разрабатывать собственные модели машинного обучения. Например, вы можете получать из ERP-системы данные по продажам и остаткам на складе. С помощью разработанной модели машинного обучения можно предсказывать возникновение просрочки по оплатам.

— Azure Function — инструмент позволяет подписываться на определенные события, происходящие в ERP-системе, и запускать требуемые бизнес-процессы. Например, при создании новой карточки клиента в ERP может автоматически запускаться процесс поиска дубликатов в мастер-справочнике.

Интеграция всех этих служб с ERP-системой осуществляется без привлечения разработчика.

Стоимость внедрения ERP-системы Microsoft Dynamics 365 Business Centra

Бизнес-приложения глобальной экосистемы Microsoft лицензируются отдельно. Стоимость внедрения непосредственно ERP-системы состоит из двух компонентов: стоимость лицензии и стоимость консалтинга.

Стоимость лицензии

Она включает:

• Стоимость именных пользователей системы. Лицензия реализуется через партнеров. Каждый партнер в зависимости от своего статуса имеет разные возможности по ценообразованию.
• Стоимость дополнительных объектов. Они требуются в том случае, если вам нужен дополнительный функционал, и партнер будет его разрабатывать, используя дополнительно лицензируемые объекты. Стоимость очень сильно зависит от объема дополнительного функционала, для ее расчета лучше обратиться к партнеру Microsoft.
• Объем поставки.

Базовая поставка включает в себя весь необходимый функционал для ведения бухгалтерского учета по стандартам РСБУ, ведения налогового и управленческого учета: покупки, продажи, банк и касса, склад, товарная логистика, отчетность, расчеты с персоналом.

Расширенная поставка включает в себя сервисный модуль и модуль производства.

Объем поставки влияет на стоимость именного пользователя.

Стоимость консалтинга

Microsoft сам не оказывает услуги по внедрению ERP-системы. Работы, связанные с настройкой и с модификацией ERP, выполняет партнер.

Стоимость внедрения очень сильно зависит от требований клиента к системе автоматизации и от того, как эти требования покрываются стандартным функционалом системы и отраслевыми решениями, которые предлагает партнер.

Порядок суммы в зависимости от размера проекта может выглядеть следующим образом:

• небольшой проект с базовым уровнем автоматизации — от ₽1 млн;
• средний проект с разработкой нового функционала под требования заказчика — от ₽2,5 млн;
• крупный проект с комплексной автоматизацией — от ₽10 млн.

Как подготовится к внедрению ERP-системы?

До старта проекта внедрения ERP нужно проделать определенный путь и определиться с рядом следующих моментов.

Цели проекта внедрения

До выбора системы и подрядчика нужно сперва определится с теми целями, которые вы преследуете при внедрении ERP. Например, это может быть автоматизация того или иного участка учета или отчетности, повышение качества или сроков подготовки отчетности, повышение производительности и так далее. Данные цели могут быть включены в договор в качестве критериев приемки системы.

Не забывайте также, что с внедрением системы процесс внесения изменений не заканчивается. Функционал решения меняется вместе с бизнесом, поэтому, помимо среднесрочных целей от внедрения ERP, нужно обращать внимание на долгосрочные цели, коррелирующие с трендами на рынке.

Выбор системы

Когда вы определились с целями внедрения ERP-системы, желательно сформулировать их по SMARTу (Specific, Measurable, Achievable, Relevant): цели должны быть конкретны, измеримы, достижимы и релеванты. Обычно это можно оформить в виде списка бизнес-требований к функционалу системы. Также важно сформулировать нефункциональные требования по производительности, безопасности, масштабируемости.

Вместе это дает конкретный и измеримый список критериев, по которым вы можете запускать процедуру выбора подходящей системы. В качестве вводной информации потенциальному партнеру можно направить подготовленный список требований и попросить его провести демонстрацию системы с учетом ваших критериев.

В ходе демонстрации важно обращать внимание на степень покрытия функционалом системы ваших требований. Если она слабая, это означает, что решение нужно модифицировать, что повышает стоимость проекта, увеличивает сроки и нагрузку на ключевых пользователей.

Если ни одна из предложенных систем не смогла по тому или иному критерию удовлетворить требования, возможно, имеет смысл пересмотреть критерии и добиться поставленной цели иным путем.

На данном этапе также будет уместным запросить у партнеров индикативные оценки на внедрение той или иной системы для того, чтобы понимать порядок бюджета.

Выбор подрядчика

После выбора системы нужно определиться с выбором конкретного исполнителя. Для этого запрашиваются коммерческие предложения у всех участников тендера. При этом важно, чтобы они обладали единой информацией для подготовки сравнимых предложений.

На что важно обратить внимание?

• Детализация оценки. Чем детальней подготовлена оценка, тем глубже погрузился партнер в требования заказчика, тем больше у него мотивации для реализации проекта.
• Выбор по цене. Как правило, цена является ключевым критерием при выборе системы, но тут нужно быть аккуратным. Если предложение одного или нескольких участников резко отличаются по цене в меньшую сторону от консенсус-прогноза, то вероятны следующие ситуации:

— партнер не погрузился в задачу, и будет стараться сократить рамки работ в ходе реализации, чтобы уложиться в бюджет;

— партнер предполагает снижение качества разработки, особенно в ситуации, когда у клиента нет внутренних компетенций для проведения ИТ-аудита;

— партнер предполагает подключение на проект молодых специалистов с целью сокращения издержек.

• Методология внедрения. Партнер должен иметь четкое представление о том проектном подходе, который он планирует применять в ходе вашего проекта.

Проработка методологии учета

Партнер, выполняющий автоматизацию учета, осуществляет ИТ-консалтинг, его роль — наилучшим образом реализовать в рамках системы требования заказчика. Но то, каким образом с точки зрения методологии должен вестись учет, определяет владелец бизнес-процесса. Это должен быть представитель заказчика. В определенных ситуациях к проекту могут подключатся специализированные консалтинговые компании, которые помогают подготовить методологию учета.

В любом случае до начала процесса автоматизации у владельца бизнес-процесса со стороны заказчика должно быть понимание результата, которого нужно достичь в ходе проекта. А то, каким образом этого лучше всего достичь, должен знать партнер.

Статья опубликована на сайте CNews.Market 

Автор Алексей Игнаткин Руководитель департамента Business Central в Navicon