Как организовать адаптацию персонала

Зачем нужна адаптация

Новичок приходит в организацию. Для него это стресс. Даже если он имеет опыт работы по данной профессии, специальности или должности, «дьявол кроется в деталях»: в каждой организации есть свои нюансы, которые могут испортить жизнь и стать непреодолимым препятствием на пути новичка. Здесь нам может помочь трудовая адаптация персонала. Адаптация — это в управлении персоналом задача сложная и ответственная. Стрессовыми факторами являются не только нюансы в содержании трудовой деятельности. Изменяется среда, характеристики рабочего коллектива, режим работы. Даже если график работы тот же, что и на прежней работе, возможно, добираться приходится дольше, вставать раньше, что, несомненно, требует некоторого периода для привыкания.

Если вы не хотите устраивать круговорот новичков в вашей организации, постоянно прощаясь с найденными кандидатами и вновь организовывая поиск, подавая заявки менеджерам по подбору, стоит позаботиться о грамотно выстроенной системе встраивания новых сотрудников в уже имеющуюся структуру и взаимоотношения. Адаптация — это решение, возможность изменить стрессовую ситуацию.

Таким образом, главной целью адаптации как инструмента управления кадрами является снижение издержек организации:

• стартовых, когда новоиспеченный коллега работает не в полную силу из-за неуверенности в себе, боязни провала, плохого знания бизнес-процессов, организационной структуры;
• временных затрат руководителя и сотрудников, которые при неграмотной организации процесса либо его полном отсутствии вынуждены постоянно отвлекаться на обучение и консультирование новичка (коммуникация должна быть продуманной);
• связанных с высоким уровнем текучести персонала.

Кроме того, правильно адаптируя сотрудника, вы помогаете ему:

• быстрее приобрести уверенность в своих силах;
• начать получать удовольствие от работы, что повышает производительность труда;
• влиться в рабочий коллектив, почувствовать себя членом команды.

И, наконец, свой бонус от участия в процессе приспосабливания получают и работники организации:

• адаптация дает опыт наставничества, коучинга, личностное развитие;
• потенциальное включение в кадровый резерв руководителей.

Как организовать процесс

Организация управления профориентацией и адаптацией персонала может возлагаться на различные структурные подразделения и должностных лиц, в зависимости от масштаба вашего учреждения (предприятия): отдел персонала, службу управления кадрами, отдел кадров, менеджера по персоналу, специалиста по кадрам и т. д.

Процесс адаптации персонала следует изложить в локальном нормативном акте, который может называться «Положение об адаптации персонала», «Инструкция по введению в должность новых работников», «Положение о прохождении испытания при приеме на работу» и т. д.

Это будет основной документ, в котором закрепляется информация об обязанностях и ответственности за различные этапы периода привыкания за должностными лицами организации.

Также необходимо определить, какие документы будут оформляться на каждом этапе процесса, разработать их формы и утвердить, приведя образцы документов в качестве приложений в локальном нормативном акте.

Продумайте, будете ли вы и каким образом поощрять работников, участвующих в процессе вовлечения новых сотрудников. Возможно, для менеджеров по персоналу данная работа будет входить в их должностные обязанности, а вот для сотрудников, выбранных в качестве наставников, можно установить надбавки за наставничество либо предусмотреть меры нематериальной мотивации. Данные положения можно включить как в локальный нормативный акт, так и разработать самостоятельное положение о наставничестве.

Безусловно, все должностные лица, участвующие в вовлечении новых сотрудников, должны быть ознакомлены под подпись с данными документами.

Формы и виды адаптации

Адаптация может требоваться работнику в различных ситуациях и к различным факторам, поэтому выделяют несколько ее видов:

• профессиональная адаптация персонала: осваиваются знания, умения и навыки определенной области трудовой деятельности;
• психофизиологическая: сотрудник привыкает к новым нагрузкам, как физическим, так и психологическим, осваивает специфику условий труда — уровень монотонности, ритм, шум, освещенность, вибрацию, организацию рабочего места;
• социально-психологическая адаптация: работник включается в жизнь коллектива, знакомится с его традициями, ценностями, нормами;
• организационно-административная: новичок знакомится с оргструктурой, взаимодействием своего подразделения с другими подразделениями организации, осознает свою роль в производственном процессе;
• экономическая: знакомство с системой оплаты труда организации, системой материальной и нематериальной мотивации, привыкание к новому уровню доходов;
• санитарно-гигиеническая: сотрудник осваивает новые требования производственной дисциплины, знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка, привыкает готовить рабочее место в новых условиях, соблюдать требования техники безопасности и охраны труда, установленные на данном предприятии.

Адаптация персонала на предприятии может проводиться в самых различных формах. Формы адаптации персонала:

• обучающие мероприятия в виде лекций и семинаров;
• тренинги;
• индивидуальные занятия с наставником или коучем;
• стажировка на рабочем месте под руководством наставника.

Некоторые мероприятия могут проходить как в стенах организации, так и на выезде, например на базе отдыха.

Также мероприятия по вовлечению могут проводиться как силами работников организации, так и с помощью приглашенных тренеров и экспертов.

Адаптация персонала в организации на примере зарубежного опыта позволит вам применить такие методы, как коучинг, баддинг, джоб-шедуинг, секондмент, дистанционное обучение (онлайн-курс).

Контроль за адаптацией

Адаптация — процесс необходимый. В период привыкания работник должен находиться под постоянным контролем со стороны должностных лиц, в чьи обязанности входит участие в данном процессе.

Это значит, что должны применяться этапы адаптации персонала, каждый из которых заканчивается промежуточной оценкой. То есть работник будет действовать по определенной программе, рассчитанной на определенный срок.

Каждый этап оформляется документами: письменными заданиями, отчетами о выполнении, оценкой наставника. Такая технология поможет в случае, если вы придете к выводу, что работник не прошел испытание, и решите уволить его по данному основанию.

Кроме того, программа исследования системы адаптации персонала будет основана на данных, отраженных в этих документах. С помощью аналитики вы увидите, насколько успешно функционирует ваша система, в чем и как ее можно скорректировать.

Помните, что существуют различные категории работников, нуждающихся в вовлечении и встраивании в имеющуюся структуру компании:

• выпускники учебных заведений, впервые поступающие на работу;
• работники, уже имеющие профессиональный опыт, поступающие в вашу организацию;
• работники вашей организации, переведенные на другую должность;
• женщины, вышедшие из отпуска по уходу за ребенком;
• работники-инвалиды;
• работники, прошедшие обучение на курсах повышения квалификации, и др.

Особое мнение

• принять окончательное решение, подходит нам человек или нет;
• вывести его на хорошую эффективность за максимально короткий срок;
• «заразить» человека компанией, дать понять, что здесь ему рады и готовы вкладываться в его развитие и комфорт.

В некоторых департаментах мы просим коллег заранее пойти большой компанией на обед и взять с собой нового сотрудника, чтобы он быстрее со всеми перезнакомился. Это похоже на практику buddy, принятую в некоторых западных компаниях.

Автор Navicon Надежный ИТ бизнес-партнёр с 2003 года