О том, как фармкомпаниям выбрать систему документооборота таким образом, чтобы сэкономить на обработке документов и избавить своих сотрудников от монотонного труда, рассказывает Евгений Голубицкий, руководитель департамента инноваций ИТ-компании Navicon:
– Российский фармацевтический сектор сегодня старается преодолеть разрыв между растущими затратами на производство и возможным падением прибыли от общей ситуации на рынке и новых регуляторных требований в части ведения отчетности. С мая 2017 года к российскому фармрынку начали применяться производственные практики Евразийского экономического союза, а сам рынок вошел в единое пространство ЕАЭС, что не могло не сказаться на принципах и стандартах ведения производственных и бизнес-процессов.
Ужесточились правила производства и контроля качества продукции, принят закон об обязательной маркировке лекарственных препаратов с 1 января 2020 года – в итоге перед участниками рынка остро встал вопрос, как изменить логистические и иные процессы с соблюдением новых стандартов. Естественно, это невозможно сделать без непрерывного контроля жизненного цикла ЛП, то есть быстрого и тщательного сбора и анализа данных на всех стадиях выпуска продукта.
По подсчетам экспертов, сложные механизмы крупного фармпроизводства пропускают через себя до 3 млн бумажных документов в год, включая формы исследований, отчетность от аптек, бухгалтерские документы, данные от/для регуляторов и множество других. Их обработка и доставка скоростью не отличаются: те же документы от контрагентов могут лежать в аптеках до пяти дней.
При всем этом, несмотря на высокую технологическую оснащенность фармпредприятий, процесс обработки, сканирования и перевода документов в электронный формат автоматизирован далеко не везде. А ведь в сегодняшних условиях, с учетом жесткой конкуренции в фарме, это потеря прибыли, которая давно уже не решается увеличением штата сотрудников.
Как в этих условиях оптимизировать ведение документооборота? Прежде всего нужно выстроить такую «логистику» документации, чтобы процессы распознавания, внесения данных в системы и их первичной обработки проходили с минимальным участием человека. Необходима ИТ-система, которая сможет работать на этом этапе за человека. Благо, на рынке такие решения уже есть.
При выборе качественной системы для работы с документами первым делом стоит задать себе несколько вопросов.
Во-первых, нужно понять, как вы собираетесь сканировать документацию: при помощи промышленных сканеров с автоподачей, обычного сканера или мобильного? Этот вопрос особенно актуален для фармпроизводителей, чьи региональные представители работают с документами на выездах и редко имеют доступ к большому офисному оборудованию.
Во-вторых, важно определить, каким будет дневной объем сканируемой документации. Такой нехитрый анализ даст понять, как у вас организован бумажный документооборот, какие пути его оптимизации возможны и есть ли в этом процессе этапы и операции, которые можно безболезненно устранить.
Следующий шаг – это непосредственно минимизация ручного труда в подготовке документов. Здесь стоит обратить внимание на несколько важных нюансов.
Прежде всего, простой офисный сканер не умеет автоматически распознавать, сортировать и индексировать документы. И при работе с ними огромное количество времени сотрудников расходуется на ручную, монотонную работу.
Не менее важный вопрос – извлечение данных. Как оцифрованные файлы попадут в другие системы управления ЭДО и производством? Их нужно будет распознать так, чтобы каждая система в вашем учреждении «поняла» эти данные. А значит, выбрать точную систему распознавания документов.
При этом все описанные процессы должны быть полностью налажены и автономны от человека. Решить эту задачу помогают технологии RPA с модулем работы со сканерами, или роботизация бизнес-процессов.
Под роботизацией бизнес-процессов мы понимаем внедрение таких «умных» алгоритмов, или программных роботов, которые могут выполнять часть рутинных операций за человека. В частности, они могут полностью взять на себя операции в области распознавания документов и их распределения по различным учетным системам. Распределение документов по базам данных обычно осуществляется по набору тегов, меток и других отличительных признаков – и для распознавания документа нового типа или класса, с новыми отличительными признаками, система должна обучиться.
Эксперты Института роботизации IRPA определили, что благодаря роботизации распознавания документов:
Другими словами, роботизация даже такого малого процесса, как распознавание документов, при масштабировании может дать компании существенное преимущество перед конкурентами на рынке.
При выборе RPA-поставщика нужно обратить внимание на несколько деталей. Прежде всего надо точно просчитать расходы на платформу, срок ее окупаемости и объемы будущей экономии. Не нужно слепо и быстро покупать лицензии, которые кажутся дешевыми – для начала стоит рассчитать общую стоимость владения системой на 3–5 лет с учетом роста бизнеса и потребностей пользователей решения.
Важно также учесть, насколько функциональность платформы соответствует вашим запросам. Например, RPA-платформа лидера роботизации Kofaxобеспечивает мультиканальный захват документов, их сортировку в зависимости от типа, улучшение качества сканируемых носителей, контроль и анализ контента, а также высокую скорость его обработки. На выходе сотрудники компании получают простой, «человечный» интерфейс для работы с данными, их удобное представление и комплексный итоговый анализ.
В итоге ваш новый «сотрудник-робот» будет делает рутинную и очень долгую работу быстро, непрерывно и без сверхурочных. Ему не нужно рабочее место или программы обучения персонала, а его эффективность не будет зависеть от личных причин. При этом робот абсолютно точно не заменит человека – лишь станет ему хорошим «плечом поддержки» и позволит сосредоточиться, наконец, на выполнении своих профильных задач, креативных или стратегических, вместо заполнения отчетных форм.
Статья опубликована на сайте «Фармацевтический вестник»