Роботизируем бизнес-процессы в фармотрасли: почему RPA почти ни у кого не работает?

Фармбизнес во всем мире уже далеко не первый год ищет скрытые закономерности в колоссальных массивах данных, учится обрабатывать их при помощи технологий искусственного интеллекта и машинного обучения. Для компаний, которые затрачивают, по данным университета Тафтса и управления по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов в США, до 14 лет и до 2,6 млрд долларов США на разработку лекарственных средств – и при этом успешно выводят на рынок менее 10%, способность сократить издержки, например, за счет оптимизации процессов производства и выпуска ЛП и автоматизации рутинных операций, которые выполняют сотрудники, особенно важна.

В то же время есть простой и действенный механизм, существенно более бюджетный во внедрении, понятный даже простому бухгалтеру, эффект от которого очень просто рассчитать. Он называется роботизацией бизнес-процессов, или RPA. По оценкам McKinsey, эта технология будет давать мировой экономике в ближайшие годы 0,8–1,4%, то есть минимум 25,926 млрд долларов прироста ежегодно. При этом о ней очень мало говорят, а зря!

Что такое RPA?

Роботизация процессов – это действенный способ сокращать время сотрудников на выполнение самых примитивных, хорошо формализуемых и рутинных задач. Проще говоря, это способ освободить персонал от самой ненавистной работы, а бюджет компании – от расходов на нее. Вся эта работа сгружается на робота, который подключается к нескольким учетным системам и открытым источникам и выполняет повторяющиеся действия по запросу пользователя.

Объясню на примерах.

Очень просто оформить человека в отпуск или командировку. Но у специалиста по кадрам этот процесс может растянуться на несколько часов рабочего времени. В то же время робот может пройтись по разным учетным системам и сделать это за минуты: свериться с календарем, отправить сотруднику «напоминалку» о приближающемся отпуске (или предложение перенести его), оформить заявление, отправить данные в бухгалтерию для расчета отпускных, сформировать все документы. Для командированного этот же робот может даже найти и заказать билеты в зависимости от категории сотрудника: например, автоматически взять топ-менеджеру места в бизнес-классе.

Кого еще оптимизирует RPA?

Точно так же может быть автоматизирована львиная доля процессов HR, от приема на работу до увольнения, существенная часть работы бухгалтеров, большинство процессов в области управления дебиторской и кредиторской задолженностью. Кроме того, RPA высвобождает время пиарщиков (составление мониторингов по конкретным запросам), юристов (составление и проверка стандартизированных договоров), секретарей (маршрутизация и отслеживание документов).

Даже в компании среднего размера с численностью персонала 100–200 человек экономия от одного такого робота может составлять сотни тысяч рублей в месяц. Робот не требует зарплаты, на него не надо начислять взносы в страховые фонды, работает быстро и не допускает глупых ошибок. Кроме того, роботы отлично сочетаются с инструментами искусственного интеллекта — распознаванием лиц и голоса, интеллектуальным поиском, трактовкой действий человека и прогнозированием.

Опасно ли это для некоторых профессий? Да, несомненно. Причем первыми под удар попадут не кадровики – в их работе все же высока доля творческих операций, – а телемаркетинг и юристы. Например, отчет «Будущее профессий», составленный учеными Оксфордского университета, предполагает, что в течение ближайших лет системы роботизации вытеснят 99% рабочих мест телемаркетеров, что по сути означает смерть профессии.

Будет ли RPA востребован?

В прошлом году HfS Research задала американским компаниям вопрос: «В какие технологии вы будете инвестировать для сокращения операционных расходов?». Роботизация процессов показала лучший результат: 52% опрошенных подтвердили, что в их стратегии есть существенный фокус на RPA. Для сравнения, про внедрение облаков говорили 44% опрошенных, а блокчейну и искусственному интеллекту досталось лишь по 33%.

По оценке авторов глобального исследования «Рынок RPA. 2017-2022», наиболее свежего и подробного источника данных на сегодня, к 2022 году объем мирового рынка превысит 5 млрд долларов. По меркам ИТ сумма все еще довольно скромная. Но объясняется это тем, что внедрение RPA — вообще не очень затратная история, и средний чек относительно невелик по сравнению, например, с проектом по интеграции учетных систем, который может решать похожие задачи. По этой же причине технология будет востребована не только корпорациями, но и небольшими компаниями: она не требует накопления большого массива данных, как искусственный интеллект и машинное обучение, и окупается даже в сегменте среднего бизнеса.

В фармацевтике большинство бизнес-процессов, особенно те из них, которые связаны с клиническими испытаниями, управлением клиническими данными или же фармаконадзором, требуют многочасовой работы персонала, выполняющего повторяющиеся ручные действия. Применение программных «роботов» способно ускорить такие процессы в фармацевтике, как ввод данных в статистические базы данных, проверка качества данных, контроль за соблюдением протоколов клинических испытаний, а также многие другие. Поэтому в фармацевтике постепенно происходит переход к новым моделям управления данными, включающим активное использование цифровых роботов.

Звучит здорово. В чем же проблема?

Как всегда, проблема с внедрением RPA — не в технологии, а в бизнес-процессах компаний. Опыт показывает: топ-менеджеры и руководители среднего звена понятия не имеют, какова доля рутинных операций в работе каждого сотрудника. Будет ли польза, если я освобожу HR-менеджера от задач по документообороту? Что отнимает у него больше всего времени? Принесет ли он больше пользы, если снять с него текучку?

На практике ответить на эти вопросы крайне сложно даже талантливому руководителю, даже когда непосредственно имеешь дело с внедрением RPA. Потому что бизнес-процессы на бумаге почти никогда не показывают реальной картины трудозатрат.

В результате некоторые компании, которые пробовали роботизацию бизнес-процессов, получили неудовлетворительный результат. Выяснялось, что отчет, на трудозатратность которого ужасно жаловался менеджер, занимает гораздо меньше времени, и теперь сотрудник просто оправдывает вечные задержки чем-то другим. Деньги потрачены, ничего не изменилось.

Но и это не приговор.

Как оценить, где нужен RPA?

Есть два метода. Первый простой, но неточный: привлечь к выявлению затратных процессов команду. Например, когда мы внедряли RPA у себя в компании, провели среди сотрудников конкурс: разбили разработчиков и менеджеров на команды, предложили выявить трудозатратный рутинный процесс и написать робота, который бы его закрыл.

Но такая схема внедрения RPA может работать только в IT-компании.

Второй, более правильный подход – использовать специфичную технологию «майнинга процессов» (Process mining). Это очень узкие нишевые решения, их мало на мировом рынке, и одна из самых популярных – Proceset – имеет российские корни.

В организации устанавливается система, которая анализирует, сколько времени реально уходит на каждый процесс и по каким маршрутам «передвигается» сотрудник из одной учетной системы в другую. В результате анализа система выявляет закономерности и понимает, что автоматизировать в первую очередь.

Наша внутренняя статистика утверждает, что Process mining не только показывает потребность в автоматизации, но и сокращает расходы на нее примерно на 28–30%.

Заключение

Сейчас технологии RPA бездумно внедряются только ради того, чтобы попробовать новый модный инструмент, они так и будут оставаться нишевыми решениями для самых самоотверженных.

Тем временем роботизация, решая некоторые из ключевых административных задач, может помочь фармацевтическим фирмам избавиться от излишних расходов на выполнение рутинных, повторяющихся операций (например, регулярных проверок и перепроверок клинических данных) и сосредоточиться на производстве и выпуске безопасных и эффективных лекарств на рынок. При этом фармбизнес разнообразен, как сама жизнь, поэтому у каждой компании должен быть свой собственный, уникальный парк программных роботов. А вот цель сокращения затрат на всех одна. Поэтому совершенно очевидно, что российский фармбизнес постепенно начнет адаптировать свою ИТ-инфраструктуру к активному применению RPA.

Статья опубликована на сайте «Фармацевтический вестник»

Автор Navicon Надежный ИТ бизнес-партнёр с 2003 года