Процесс бюджетирования в фармацевтических компаниях включает в себя полный цикл от подготовки данных подразделениями до консолидации отчетных финансовых бюджетов. Для того, чтобы данные об исполнении бюджета были наглядны и доступны для оперативного анализа, ключевые показатели отчетности можно автоматически получать и визуализировать на удобной рабочей панели. Об этом рассказывает в своей статье руководитель департамента FPM&BI компании Navicon Мария Богданова.
Какие функции бюджетирования нужно автоматизировать?
Систему бюджетирования фармацевтической компании и формирования план-факт отчетности можно представить в виде модели:
![50d8cb49cb72a1871a21db45d80bdb07.png](https://www.pharmvestnik.ru/images/custom/50d8cb49cb72a1871a21db45d80bdb07.png)
Схема бюджетирования в фармкомпаниях
Бюджетирование фармацевтической компании удобно проводить в системе Navicon Budgeting Pharma. Система предполагает автоматизацию следующих процессов:
- План операционной деятельности:
- Планирование доходов от реализации готовой продукции.
- Управление дебиторской задолженностью, контроль оборачиваемости дебиторской задолженности.
- Планирование закупки для обеспечения производства, расчет бюджета производства, производственной себестоимости и остатков готовой продукции.
- Формирование плана операционных расходов подразделений по различным методикам расчета (от факта прошлых лет, в формате заявок от подразделений, по договорам, по методике расходов будущих периодов).
- Расчет расходов на содержание персонала в детализации по штатному расписанию и с учетом индивидуальных планов медицинских представителей.
- План инвестиционной деятельности:
- Формирование финансовой модели развития бизнеса, которая может представлять запуск производства нового препарата или строительство новой производственной площадки.
- Обновление существующего фонда основных средств и нематериальных активов, план закупки новых ОС и НМА.
- Контроль остаточной стоимости активов, расчет плана амортизационных отчислений.
- План финансовой деятельности:
- Контроль кассовых разрывов и анализ потребности в привлечении дополнительных заемных средств.
- Планирование поступлений и выплат денежных средств по существующему портфелю кредитов и займов, расчет плана начислений и оплат процентов и комиссий.
- Контроль и планирование состояния задолженности по существующим договорам привлечения кредитов и займов.
- Расчет возможных плановых доходов и расходов, связанных с колебаниями курсов валют (курсовые разницы).
- Консолидация отчетных финансовых бюджетов:
- Онлайн-консолидация отчетных финансовых бюджетов: БДР, БДДС, баланс, инвестиционный бюджет.
- Факторный анализ причин отклонений.
- Расчет ключевых показателей эффективности бизнеса
- Построение визуальной графической отчетности в соответствии с корпоративными стандартами.
- Разработка рабочей панели руководителя (dashboard).
![b3eb97accdb7293588eec37328dcb8a4.png](https://www.pharmvestnik.ru/images/custom/b3eb97accdb7293588eec37328dcb8a4.png)
Dashboard руководителя
Построение точных прогнозов
Любая компания, проработавшая на рынке более 5 лет, имеет накопленную статистику по показателям продаж и по расходным статьям операционной деятельности. Эта статистика позволяет облегчить работу по подготовке плана, загрузив фактические данные прошлых лет и применив к нему оптимальную методику прогнозирования. Например, система может сформировать тренд, показывающий, какими будут продажи планового периода, если будут сохранены тенденции прошлых лет. В начале бюджетного процесса система Navicon Budgeting Pharma предлагает базовый бюджет, прогноз реализации готовой продукции или начисления регулярных расходов.
![b6af7179e5bc58986feb1e0a23e9f86d.png](https://www.pharmvestnik.ru/images/custom/b6af7179e5bc58986feb1e0a23e9f86d.png)
Формирование нового плана от фактических показателей прошлых лет
Кроме того, использование прогнозных методик при расчете прогноза продаж позволяет:
- Оперативно формировать прогноз показателей реализации (количество и стоимость) выражении с детализацией по аптекам, территориям, препаратам и др.
- Использовать различные методики прогнозирования продаж препаратов.
- Обоснованно выбирать оптимальную методику прогнозирования в рамках бюджета.
- Получать максимально детализированный план и прогноз при минимуме трудозатрат на подготовку данных.
- Моделировать показатели реализации как «снизу вверх», так и «сверху вниз».
- Автоматически формировать скользящий прогноз на плановые месяцы финансового года.
Детальное планирование по договорам
В каждой компании есть статьи бюджета, которые прописаны в договорах с длительным сроком действия и регулярными выплатами. Например, такими расходами могут быть затраты на связь и телеком, договоры аренды помещений или лизинга автомобилей для медицинских представителей. Планирование по таким статьям затруднено необходимостью обработки значительной базы договоров и занимает длительное время в ходе подготовки бюджета.
Решение автоматизации процесса планирования такого рода расходов позволяет снизить трудозатраты участников бюджетного процесса:
- Из учетной системы загружается карточка договора с существенными условиями договоров (номер договора, срок действия договора, контрагент, сумма начислений, условия взаиморасчетов с контрагентом, ставка НДС и др.).
- На основе карточки договора происходит автоматический расчет плана расходов по статьям: сумма начислений расхода (БДР), план выбытия денежных средств от контрагента (ДДС).
- Пользователи бюджетной системы могут скорректировать полученный план «снизу вверх» по договорам или «сверху вниз» на уровне статьи – при этом они не тратят время на сбор и обработку базы договоров.
![d2f69c093e93795db3b2a922922e5252.png](https://www.pharmvestnik.ru/images/custom/d2f69c093e93795db3b2a922922e5252.png)
Карточка договора с периодическими начислениями и выплатами
Точное планирование фонда оплаты труда
Расходы на содержание персонала занимают до 60% от общего расходного бюджета. Это объясняет стремление компании сформировать бюджет ФОТ детально, по каждому сотруднику, и, как следствие, максимально точно.
Автоматизированная система бюджетирования фармацевтической компании позволяет внедрить решение планирования ФОТ с высокой детальностью планирования при минимизации затрат на ручную подготовку данных.
Решение позволяет сформировать ФОТ по видам начислений и план налоговых отчислений:
- В системе формируются справочники: производственный календарь, графики работы и нормативы компенсаций по категориям сотрудников.
- Штатное расписание компании – по фамилиям или по должностям – загружается из учетных систем компании.
- Вручную вводится план вакансий.
- Автоматически рассчитывается план заработной платы по видам начислений, план налоговых отчислений: эти показатели рассчитываются по каждому сотруднику на основе информации о каждом сотруднике и соответствующих его грейду нормах начислений.
- В системе можно спланировать график отпусков по каждому сотруднику и рассчитать резерв под отпуска.
- Рассчитанная информация по ФЗП консолидируется в сводный бюджет ФОТ, в котором есть возможность скорректировать полученные показатели ФОТ по детальным или группе ЦФО. Можно также запланировать прочие затраты: на привлечение персонала, обучение, проведение корпоративных мероприятий.
Управление дебиторской задолженностью
При автоматизации бюджетирования в фармкомпаниях особый акцент делается на управление дебиторской задолженностью и контроль ее оборачиваемости. Решение, предназначенное для управления дебиторской задолженностью, позволяет:
- Еженедельно контролировать состояние дебиторской задолженности по каждому клиенту.
- Оперативно формировать прогноз платежей на оперативный и среднесрочный горизонт планирования.
- Еженедельно загружать фактические данные по оплатам для план-факта анализа уровня дебиторской задолженности и прогнозирования показателей задолженности плановых периодов.
- Принимать правильные решения в случае несоответствия уровня дебиторской задолженности установленным лимитам.
![80bbe5568fa899182964ddefc2593426.png](https://www.pharmvestnik.ru/images/custom/80bbe5568fa899182964ddefc2593426.png)
Схема управления дебиторской задолженностью
Управление кредитным портфелем
В рамках задачи управления кредитным портфелем система бюджетирования обеспечивает возможности:
- Точное планирование показателей финансовой деятельности.
- Повышение точности финансового планирования.
- Автоматизация расчетов по каждому договору кредита и займа.
- Учет различных типов кредита при расчете.
- Минимизация человеческого фактора при подготовке плана финансовой деятельности.
- Снижение трудозатрат на формирование плана.
- Расчет ожидаемых доходов и расходов, связанных с колебаниями курсов валют (курсовые разницы).
Консолидация отчетных финансовых бюджетов
Задачей и конечным результатом внедрения любой автоматизированной системы является консолидация отчетных финансовых бюджетов. Система бюджетирования позволяет в онлайн-режиме анализировать следующие отчетные формы:
- БДР
- БДДС
- Баланс
- Инвестиционный бюджет
- Показатели эффективности бизнеса
Статья опубликована на сайте газеты «Фармацевтический вестник»
Автор
Максим Богданов
Директор по развитию, Navicon