Надёжный ИТ бизнес-партнёр с 2003 года
Какие казначейские функции можно доверить информационной системе
«Финансовый директор» №5 май 2010
Илья Александров
Практики убеждены: правильно подобранная и настроенная информационная система может значительно упростить жизнь, в частности решить многие проблемы, связанные с оперативным управлением деньгами и согласованием платежей.
Александра Феоктистова, финансовый директор ООО компания «Мир детства», уверена, что не бывает готовых программных решений, все нужно дорабатывать.
Автоматизация казначейства редко реализуется как отдельный самостоятельный проект. Чаще всего ее проводят в рамках внедрения полноценной автоматизированной системы управления предприятием.
Но даже когда речь идет об использовании одной и той же ERP-системы (мы анализировали решения на базе продуктов Microsoft Dynamics AX и Microsoft Dynamics NAV), каждая компания реализует в ней свои уникальные подходы. И это несмотря на то, что у многих ведущих партнеров Microsoft, в том числе и российских, есть свои готовые решения.
Программа под себя
Для компании «Мир детства» проект автоматизации казначейства – первый шаг к переходу на обновленную ERP-систему. В компании уже была внедрена Microsoft Dynamics AX версия 2.5, а в ближайших планах было сменить ее на версию 4.0. «Пилотный проект давал возможность разобраться в нюансах новой версии системы и набраться полезных навыков до старта “большого” проекта автоматизации. Казначейство – довольная простая для автоматизации функция по сравнению с теми же продажами или закупками торгового дома, поэтому и начали с него», – рассказывает Александра Феоктистова, финансовый директор компании «Мир детства».
Когда принималось это решение, управление платежами в компании не было автоматизировано. Заявки на оплату оформляли на бумаге, а платежный календарь вели в Excel. В соответствии с регламентом инициатор платежа заполнял заявку и относил ее в финансовый отдел. Если заявка «проходила» по бюджету, ее передавали в бухгалтерию для контроля основания для платежа (есть ли необходимые сопроводительные документы, договор и пр.). После согласования с главным бухгалтером документы возвращались в финансовый отдел и распределялись по платежным дням – для каждой заявки определялась конкретная дата исполнения. Только после этого в работу включался финансовый директор, который изучал суммы и цели платежей, а также график их осуществления.
«Из-за большого бумажного документооборота нередко возникали ситуации, когда инициаторам платежа приходилось искать свои заявки, затерявшиеся в процессе утверждения. Если же было необходимо срочно что-то оплатить, люди лично бегали по всем кабинетам, доходя до финансового и генерального директоров. Кстати, сами инициаторы выплат тоже добавляли неразберихи. Заполняя заявку, они иногда слишком творчески подходили к описанию цели и обоснования платежа, что приводило к путанице в учете расходов», – вспоминает Александра Феоктистова.
Поскольку оплаты планировали в Excel, был риск, что сбой в формуле или «человеческий фактор» приведут к ошибке в платежном календаре. Чтобы проверить то, насколько корректны и правомерны заявленные к оплате суммы, мало было ознакомиться с приложенными документами, приходилось тратить время на поиск дополнительных данных. Автоматизация казначейства должна была избавить компанию от всех перечисленных проблем. При этом в «Мире детства» рассчитывали, что прежний порядок прохождения и согласования заявок будет сохранен.
Выбирая решение для автоматизации управления денежными потоками, компания рассмотрела несколько вариантов, в том числе и собственную разработку. Но поскольку к тому времени уже были достигнуты договоренности с NaviСon Group по проекту обновления ERP-системы, посчитали целесообразным и для автоматизации казначейства использовать решение этой же компании – Cash Flow Management.
Решение Cash Flow Management (один из модулей в Microsoft Dynamics AX) от NaviСon Group предусматривает одноролевое участие сотрудника в цепочке согласования. То есть в рамках процедуры согласования один и тот же человек не может утверждать заявку больше одного раза. Но в компании «Мир детства» была необходимость именно многоролевого участия некоторых лиц в процессе одобрения заявок. Например, финансовый директор может сначала завизировать платеж как руководитель ЦФО, а потом, когда заявка пройдет по всей цепочке, подтвердить ее оплату в определенный платежный день, но уже как финансовый директор. «Поскольку в компании не собирались отказываться от существующего порядка, пришлось доработать систему – выделить по две роли для некоторых топ-менеджеров и учесть их при формировании цепочек согласования», – рассказывает Александра Феоктистова.
Другая существенная доработка коснулась порядка расходования средств по заявкам, одобрение и оплата которых приходится на разные периоды времени. В базовом решении, предложенном компанией NaviCon Group, сумма платежа автоматически списывается из соответствующей статьи выплат БДДС в том месяце, когда была сформирована заявка. Если по каким-то причинам заявку оплатили лишь в следующем месяце, то данные корректируются: сумма заявки переносится уже на бюджет следующего месяца, а в предыдущем восстанавливается. Для руководства компании «Мир детства» подобные операции сторнирования по бюджету уже закрытого периода казались бессмысленными. После доработки процедура изменилась. Теперь первого числа каждого месяца выполняется автоматическая корректировка бюджета. Все заявки на платеж, оформленные в предыдущем месяце и имеющие статус «неоплаченная», автоматически переносятся в бюджет наступившего месяца.
Что в итоге? По мнению менеджмента компании «Мир детства», проект автоматизации казначейства удался (см. рисунок). Логика согласования платежей и управления деньгами осталась прежней, с той лишь разницей, что теперь все делается в информационной системе. Успешно реализованы около десяти вариантов цепочки согласования заявок. «Избавились от лишнего документооборота, сократили трудозатраты на согласование платежей и даже высвободили финансового менеджера, который раньше отвечал за бюджетный контроль заявок, – подытоживает Александра Феоктистова. – Руководители стали тратить гораздо меньше времени на анализ и принятие решения по заявке – ведь уже не нужно перебирать кипу бумаг и по телефону уточнять тот или иной параметр выплат. Все необходимые документы прикреплены к заявке в электронном виде».
Полностью статью читайте на сайте журнала «Финансовый директор» - www.fd.ru
