Максимальная эффективность при минимальных вложениях

"Директор Информационной Службы". №10 октябрь 2009

Из бизнес-практики известно, что внедрение инноваций — и это понятие не исчерпывается информационными технологиями — далеко не единственный способ повышения конкурентоспособности предприятия. Почему же сегодня мы придаем такое значение именно ИТ? В условиях экономических трудностей предприятия, как правило, останавливают какие бы то ни было инвестиции, сокращают любые расходы, иногда жертвуя партнерскими отношениями, а порой — ценой невыполнения обязательств. Сохраняются только те расходы, которые жизненно необходимы для поддержания бизнеса. Что критично? Удержать клиентов — чтобы сохранить большую часть оборотных средств? Сделать новые продажи — чтобы обеспечить безубыточность бизнеса? На избыток денежных средств и производственных ресурсов рассчитывать не приходится, поэтому необходимо эффективно использовать то, что есть, поддерживая реалистичный график расходов и оптимально распределяя персонал и оборудование для выполнения производственного плана. Именно это позволит сохранить бизнес, а впоследствии — увеличить его за счет менее эффективных коллег по рынку (конкурентоспособность!). Остался существенный вопрос: как научиться эффективно контролировать бизнес и оперативно принимать верные решения в новых условиях? Ответ: все та же автоматизация управления предприятием путем внедрения ERP-системы. Но приоритеты автоматизации радикально меняются. Нет смысла выбирать дорогие системы с длительным периодом внедрения — в «мирное» время таким путем повышали инвестиционную привлекательность, сегодня о капитализации и внешнем финансировании можно забыть главное — повышение прибыли. Критична гибкость системы гарантирует быстроту развертывания, а значит, и скорость возврата вложений. Система должна быстро решать конкретные задачи и обеспечивать четкое понимание получаемых результатов, затрат и сроков. При этом не стоит забывать о надежности поставщика системы. Будет ли он развивать свои решения через год и через пять лет? Мы ведь не собираемся менять систему по случаю выхода из кризиса — конкурентные преимущества надо наращивать.

MICROSOFT DYNAMICS — ГОТОВЫ К КРИЗИСУ?

Система Microsoft Dynamics NAV (ранее известная как Microsoft Navision) — абсолютный лидер среди систем глобальных поставщиков по доступности приобретения, гибкости настройки и быстроте внедрения, и это не нуждается в доказательствах. При этом Microsoft Dynamics NAV является настоящей ERP-системой — автоматизирует и объединяет все бизнес-функции предприятия, обеспечивая максимальную эффективность и производительность. Кроме того, это продукт Microsoft, поэтому система не только выглядит и работает так же, как и другие известные продукты Microsoft, но и легко встраивается в существующую ИТ-среду предприятий, интегрируясь с привычными пользователям клиентскими приложениями Microsoft Ofce. Наконец, Microsoft как глобальный поставщик, не просто прочно стоящий на ногах, но и продолжающий инвестировать в разработку и исследования, гарантирует заказчикам полную поддержку — от первичной консультации и помощи в выборе программного обеспечения и сертифицированного партнера по внедрению до технической поддержки и поставки обновлений. Чтобы разобраться в том, как Microsoft Dynamics NAV смогла стать самой популярной глобальной ERP-системой для небольших и средних компаний, стоит вспомнить в первую очередь о том, что Microsoft Dynamics NAV разработан для собственников бизнеса (и уже потом — для бухгалтеров). Система обеспечивает собственников и менеджмент корректными и актуальными показателями по всем направлениям бизнеса. Отлично проработанный финансовый контур системы включает полную поддержку российских нормативных требований. Уникальный инструментарий Business Intelligence обеспечивает сквозной аналитический учет, бюджетирование, анализ и контроль показателей. В Microsoft Dynamics NAV встроено все необходимое для управления запасами, производством, проектами, обслуживанием. Microsoft Dynamics NAV — удивительно гибкая система. Обычный пользователь может установить систему за три минуты с флэш-карты, получить всю комплексную функциональность и начать работать. Аппаратные требования системы весьма либеральны, так что заменять или приобретать оборудование в большинстве случаев не нужно. Несложные инсталляции не требуют выделенного на поддержку ИТ-персонала. Вот почему Microsoft Dynamics NAV является лучшим выбором для небольших и средних компаний.

А как обстоит дело со скоростью внедрения? Ведь для реально существующих предприятий недостаточно установить систему за три минуты по умолчанию. Надо настроить систему на отработанные бизнес-процессы, на рабочие базы данных, на существующие формы отчетности, на индивидуальные предпочтения десятков сотрудников и менеджеров. Надо создать все необходимые справочники. Все это следует описать в документации. И обучить всех пользователей. Мы уже сказали, что Microsoft Dynamics NAV отличается высокой скоростью внедрения. Это значит, что средний срок комплексного внедрения Microsoft Dynamics NAV — три-пять месяцев. Для спокойной экономической ситуации, когда можно рассчитывать бизнес на годы вперед, это, конечно, очень короткий срок. Для кризисного состояния экономики — очевидно, нет.

ЭКСПРЕСС!

Теоретически было давно известно, что Microsoft Dynamics NAV можно ввести в эксплуатацию максимум за два месяца, если ограничиться следующим набором задач:

• оперативный контроль бизнеса;
• повышение продуктивности персонала; 
• ликвидация кассовых разрывов;
• оптимизация дебиторской и кредиторской задолженностей;
• минимизация складских запасов;
• учет затрат и себестоимости продукции.

На практике мало кто задавался такой целью — этого не требовала экономическая ситуация. Но год назад все изменилось. И тогда перед российским центром разработки Microsoft Dynamics была поставлена задача — специально для России разработать версию Microsoft Dynamics NAV, ориентированную на быстрые и экономичные внедрения. Эта задача была выполнена. Новый продукт называется Microsoft Dynamics NAV EXPRESS. Что это такое?В комплект поставки Microsoft Dynamics NAV EXPRESS входят:

1. Российская версия Microsoft Dynamics NAV в редакции Business Essential.

2. Готовая настройка для управления финансами, дистрибуцией и российским бухгалтерским учетом, которая:

✔ поддерживает работу следующих категорий сотрудников:

• генеральный директор или собственник;
• финансовый директор или главный бухгалтер;
• бухгалтер по общим вопросам;
• менеджер по продажам;
• менеджер по закупкам;
• сотрудник склада.

✔ содержит настройки справочников и операций для быстрого внедрения следующих функциональных возможностей:

• аналитические инструменты для руководителей;
• управление финансами;
• управление складом;
• расчеты с клиентами и поставщиками;
• сбыт и снабжение;
• российский бухгалтерский учет (план счетов, учетная политика) с набором унифицированных форм бухгалтерской и налоговой отчетности.

1. Комплект русскоязычных документов и шаблонов для проекта быстрого развертывания системы:

• руководство по внедрению Microsoft Dynamics NAV EXPRESS;
• руководство пользователя Microsoft Dynamics NAV EXPRESS;
• шаблон плана проекта внедрения;
• шаблоны для импорта данных.

Стандартная конфигурация Microsoft Dynamics NAV EXPRESS настроена для работы в одной компании и в рамках одного офиса. Специально для первых пользователей системы Microsoft предлагает 35%-ную скидку на программное обеспечение до 20 декабря 2009 года. И самое главное — срок внедрения Microsoft Dynamics NAV EXPRESS действительно не превышает двух месяцев! Это доказано проектами в таких компаниях, как Pipelife (два месяца) и «Р. ШТАЛЬ» (один месяц).Очень показателен пример компании «Р. ШТАЛЬ» — дочерней компании международного концерна R. STAHL AG, мирового технологического лидера в области взрывозащищенного электрооборудования и комплексных решений для взрывозащиты. Microsoft Dynamics NAV является корпоративным стандартом для всех дочерних компаний концерна R. STAHL. Выбирая российского партнера по внедрению Microsoft Dynamics NAV, эксперты R. STAHL изучили российский рынок ИТ-консалтинга и остановились на компании NaviCon Group, зарекомендовавшей себя успешными внедрениями Microsoft Dynamics NAV в ряде международных компаний, таких как «Вило Рус», «Тремко Иллбрук», «Никомед» и др. Самой неотложной задачей проекта внедрения Microsoft Dynamics NAV в компании «Р. ШТАЛЬ» была автоматизация бухгалтерского и налогового учетов. Для того чтобы выполнить первый этап проекта в кратчайшие сроки, было решено использовать методологию быстрого внедрения в сочетании со стандартными настройками Microsoft Dynamics NAV 5.0, входящими в пакет Microsoft Dynamics NAV EXPRESS. В результате настройка бухгалтерских и налоговых форм отчетности вместе с обучением пользователей были выполнены точно в пределах запланированных рамок проекта и потребовали не более двух человеко-месяцев, или один календарный месяц. Компания «Р. ШТАЛЬ» получила масштабируемое решение, позволяющее без проблем интегрироваться в ИТ-инфраструктуру концерна R. STAHL.

В ЧЕМ СЕКРЕТ БЫСТРОГО ВНЕДРЕНИЯ?

Для того чтобы устранить риски при внедрении ERP- и CRM-систем и максимально повысить качество исполнения проектов, корпорация Microsoft разработала Microsoft Dynamics Sure Step — комплексную методологию внедрения, которая дает возможность управлять проектами, пользуясь глобальным опытом аналогичных внедрений бизнес-решений. Microsoft Dynamics Sure Step определяет стандартизованный поэтапный подход к проектам внедрения бизнес-решений — каждый этап Microsoft Dynamics Sure Step предусматривает набор определенных операций и задач. В целом методология внедрения Microsoft Dynamics Sure Step регламентирует несколько типов проектов внедрения:

• Стандартное внедрение.
• Крупное внедрение.
• Быстрое внедрение.
• Модернизация программного обеспечения.

Быстрые внедрения обычно используются в следующих обстоятельствах:

• Внедрение выполняется в развивающейся организации небольшого и среднего масштаба, которой требуется быстрое и экономичное развертывание.

Методология внедрения Microsoft Dynamics Sure Step с учетом допущений, на которых базируется реализация быстрых внедрений Microsoft Dynamics NAV EXPRESS.

• Предприятию требуется только базовая функциональность ERP-системы (управление финансами и несложные функции дистрибуции).
• Стандартное решение соответствует большинству требований заказчика.
• Необходимость доработки или интеграции отсутствует или является минимальной.
• Небольшое число пользователей — как правило, не более 10 одновременно.

Как вы поняли, проект внедрения Microsoft Dynamics NAV EXPRESS основан именно на методологии быстрых внедрений и в полной мере использует все допущения этого подхода, а именно:

• Отсутствие этапа диагностики. Заказчик знакомится с предложением на этапе выбора и оценки решения. Сертифицированный партнер Microsoft, который ведет проект, помогает оценить, насколько предложение Microsoft Dynamics NAV EXPRESS удовлетворяет потребности заказчика.
• Проектирование решения выполняется в форме экспресс-анкетирования по ключевым пользователям, в соответствии с результатами которого фиксируются изменения в стандартных настройках. Этап занимает одну-две недели.
• Отсутствие этапа разработки — программирование в ходе быстрого внедрения Microsoft Dynamics NAV EXPRESS не предусматривается.
• На этапе развертывания выполняется установка и настройка системы Microsoft Dynamics NAV EXPRESS, проводится обучение пользователей и осуществляется прием системы в эксплуатацию по результатам ее тестирования, все это занимает от одной до трех недель.
• На этапе опытной эксплуатации в систему импортируются справочники и начальные остатки по счетам; процесс занимает от двух до четырех недель. После этого система переходит в промышленную эксплуатацию. Таким образом, весь проект внедрения Microsoft Dynamics NAV EXPRESS по методологии быстрого внедрения занимает от одного до двух месяцев. Впоследствии внедренное решение можно сколько угодно совершенствовать и расширять — ведь оно основано на полной версии Microsoft Dynamics NAV, и заказчик ничем не ограничен в ее применении.

РОССИЯ — РОДИНА БЫСТРЫХ ВНЕДРЕНИЙ?

Оказывается, сама по себе проблематика быстрых и экономичных внедрений Microsoft Dynamics NAV появилась не в России. В ряде стран Центральной и Восточной Европы — например, в Венгрии, Сербии, Болгарии, Казахстане, Эстонии, Греции — успешно используется опыт экспресс-внедрений. Разумеется, локальные настройки в каждой стране зависят от специфики национального бизнеса и местных правил финансового и бухгалтерского учета. И это не случайно. Одной только системой Microsoft Dynamics NAV к осени прошлого года пользовались более 70 тыс. компаний всего мира, в том числе — более тысячи компаний и организаций России. Те компании, которые подошли к неприятному рубежу октября 2008 года без комплексной системы управления бизнесом, оказались незащищенными. Ответ на вызовы времени мог быть только один — экспресс-автоматизация.

Максим Монженко — руководитель практики ERP-решений, NaviCon Group.
Компания NaviCon Group занимается внедрением и под-держкой информационных решений для управления бизнесом — систем управления Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX и Microsoft Dynamics CRM, а также решений для бюджетирования и бизнес-аналитики (BI) на базе систем IBM Cognos и PlanDesigner. Компания выполнила более 200 проектов у российских и международных заказчиков, имеет статус Microsoft Gold Certified Partner и статус уровня Advanced в партнерской программе IBM PartnerWorld.

Автор Navicon Надежный ИТ бизнес-партнёр с 2003 года