Внедрение аналитических систем требует обучения пользователей. Такой подход способствует формированию культуры работы с данными. После прохождения обучающих курсов пользователи переходят к анализу, который требует навыков и опыта свободного обращения с данными на уровне BI-системы, что повышает уровень аналитических запросов и позволяет получать от данных более высокую отдачу, видеть не только конкретный результат, но и скрытые инсайты.
Зачем обучать пользователей BI-систем
Потребителей готовой отчетности в структуре компаний – много. Часто они получают обширные отчеты, в которых не могут разобраться детально, и потому просто воспринимают информацию «как есть». Преодолеть возможное непонимание, разобраться в данных – задача, которую обычные пользователи в такой ситуации могут решить только при помощи дата- или ИТ-специалистов.
Но обращаются к ним не часто – гораздо проще для обычного пользователя выгрузить данные в Excel (поскольку этот инструмент знаком и относительно прост) и визуализировать отчет там. Мало того, что это небезопасно – обычная электронная таблица не использует логику BI и часто не позволяет выстраивать данные в необходимом разрезе.
Анализ с использованием BI-системы нередко оказывается для обычных пользователей слишком сложным. При этом далеко не каждая подобная система позволяет им самостоятельно формировать запросы и получать ответы на основе данных.
Да, существует ИИ-функционал в BI, который дает пользователям, несведущим в аналитике и составлении запросов, возможность получать ответы на обращения на естественном языке. Но такая возможность не формирует общего понимания принципа работы с BI. И высокого качества, даже с использованием «человеческого» языка, применение ИИ в этом случае не даст.
Поэтому, в тех случаях, когда в компании внедряется аналитическая система, проходить обучение работе с ней должны все, кто работает с данными, от простых пользователей до топ-менеджеров компании.
Планирование обучения
Такое обучение, как и любой проект, начинается с составления плана. А для этого необходимо провести предварительный анализ, сформировать представление о ситуации в компании, о состоянии ее центра компетенций. Необходимо оценить и уровень культуры работы пользователей с данными. Кроме того, необходимо изучить и инструментарий, который используется для работы с данными в компании.
Сам план формируется помесячно. В зависимости от объема свободного времени пользователей для обучения выделяются определенные часы, на них планируются учебные активности. При этом стоит распределить обучающихся по разным группам, в зависимости от специфики их работы (пользователи, администраторы, топ-менеджмент, разработчики). В соответствии с этими профилями формируется список мероприятий.
Обучение можно организовать и для тех сотрудников, которые являются получателями аналитики данных. Это важно, потому что часто они получают сложные отчеты, которые необходимо изучать, и у получателей отчетов могут возникать затруднения с тем, чтобы находить в них необходимую информацию.
Важный аспект планирования обучения – факт наличия или отсутствия в компании BI-системы, или же намерение компании ее приобрести. В последнем случае составной частью обучения должно стать обучение пользователей работе с таким решением.
Очень важный момент планирования – отражение ожиданий заказчика. Важно понять, что он ждет от реализации программы обучения, каких результатов хочет достичь, какими KPI он готов их оценивать.
Наконец, план обучения может быть составлен в расчете на проведение разовой учебной сессии или на период, когда в течение недели, месяца, квартала или даже года пользователи периодически повышают свою квалификацию, возвращаются к уже отработанному материалу, чтобы разобрать ошибки или нюансы практической работы с данными.
Могут отражаться в плане обучения и мероприятия, которые компания планирует для развития своего центра компетенций. Это позволит детализировать видение целого ряда проблем: как будет осуществляться в центре поддержка пользователей, каковы принципы ее организации, как будет решаться проблема получения поддержки в интерфейсе BI-системы и т.д.
Стоит отметить, что наличие корпоративного центра компетенций – важнейшее условие развития культуры работы с данными. Ни один партнер, ни один внешний подрядчик не способен поддерживать внутренние процессы компании так же эффективно.
Формат обучения
На план значительное влияние оказывает формат обучения. Сегодня широко распространен онлайн, и не только из-за популярности удаленной или гибридной форм труда. Дело в том, что онлайн-обучение позволяет проводить короткие обучающие сессии в течение нескольких дней.
При этом принимать участие в таких сессиях одновременно может достаточно большая группа. Такие сессии эффективны, к примеру, при проведении демонстраций продуктов, освещения общих вопросов.
А вот офлайн-сессии, которые занимают целый день, предпочтительнее для глубокого погружения в проблематику курсов, которые сочетают теоретическую часть и практическую работу. Для участия в них слушатели часто собираются на целый рабочий день. И, конечно, группы в офлайн-формате не должны превышать по численности 10-15 человек.
Программа: сроки и структура
Программа обучения планируется, как правило, на год. Она может содержать несколько учебных сессий.
Первые три месяца – знакомство пользователей с BI-системой. Особенно удобно проводить его в том время, когда стартует проект по ее внедрению, готовится инфраструктура, осуществляется развертывание. За это время пользователи, которые будут пользоваться системой, успеют пройти базовое лицензирование.
Затем наступает время углубленного изучения системы. Оно нацелено на тех пользователей, которые будут работать с ней более плотно. На этом этапе им даются знания о том, как настраивать аналитику, формировать запросы к системе, в том числе и специфические.
Могут организовываться и специальные сессии, например, для тех пользователей, которые уже имеют опыт работы с аналитическими системами. Их можно знакомить с обновлениями, специфическими возможностями, особенностями использования BI.
Такие сессии особенно востребованы в тех компаниях, где аналитика хорошо развита, находится на высоком уровне. Как правило, в таких ситуациях уже не требуется проведение базового курса, а вот кастомизированное обучение, проведение целый сессий вопросов и ответов, становится весьма востребованным.
Как преодолеть сопротивление
Случаи, когда сотрудники, приходящие на обучение, уже имеют опыт работы с BI-системой, нередки. И они могут стать определенной проблемой.
Необходимость заново осваивать новую BI-систему вместо той, с которой уже работал пользователь, может вызвать отторжение, внутреннее сопротивление. Учиться новому всегда сложнее, поскольку в этом случае приходится в какой-то мере отказываться от накопленного опыта и устоявшихся навыков.
В таких случаях требуется специальный подход, дополнительная мотивация обучающихся, чтобы не только стимулировать самообучение, но и помочь пользователю избежать «каши» из старых и новых знаний, систематизировать их.
Особенную роль играет в обучении присутствие в команде обучающихся лидера, лидера практики BI. Он, как правило, доносит до остальных пользователей свой опыт и свои навыки, и тем самым помогает преодолеть внутреннее сопротивление остальных. Это – очень важный вклад, который делает лидер и в культуру работы с данными, и в культуру обучения.
Как правило интегратор уже имеет разработанные программы. Когда на этапе предварительного планирования выясняется, что компания-заказчик ранее использовал иную систему, а тем более, проводил миграцию с одной системы на другую, в готовую программу обучения вносятся изменения и наличие такого опыта обязательно учитывается.
С другой стороны, в таком случае в команде заказчика как правило имеется лидер, который вовлечен в процесс обучения, стимулирует и мотивирует своих коллег. Часто это – руководитель аналитического отдела, бизнес-заказчик внедряемой системы.
Еще один способ мотивации обучающихся – предложение им практических примеров из реальной практики самой компании, а не абстрактного предприятия. Обычно, когда обучение ведется на собственных данных компании, к которым привыкли пользователи, материал воспринимается гораздо лучше, а погружение в продукт проходит быстрее и эффективнее.
Найти такие примеры в практике заказчика всегда можно на этапе предварительного обсуждения программы курса.
Административные проблемы
Еще одна проблематика обучения аналитиков связана с решением технических и административных задач. Часто они даже не связаны с программой, темами данными или практическими заданиями.
Одна из проблем, которая может возникнуть здесь – принадлежность технических ресурсов, которые используются в процессе обучения. Многие интеграторы используют свои собственные стенды, которые для заказчика являются внешними ресурсами, а доступ к ним может быть корпоративными политиками ограничен или даже вообще запрещен.
Ограничения заказчика могут требовать, чтобы обучение проводилось только на его территории, в его инфраструктуре, на его оборудовании или в его учебном центре. Возможно, что придется решать и административные проблемы, связанные с доступом к данным, перемещением на площадку заказчика дополнительного оборудования или ПО, его подключением, - бывали случаи, когда к корпоративной инфраструктуре невозможно было подключить ноутбук преподавателя. Все эти возможные проблемы нужно обязательно предварительно обсуждать с заказчиком.
Конечно, необходимо собирать и обратную связь. Лучше это делать даже в ежедневном режиме, но вполне допустимо получать отклики и по итогам всего курса. Такие отклики стоит получать и от руководителей заказчика, и от тех пользователей, которые проходят обучения.
Менеджмент заказчика может дать и другую обратную связь, которая может использоваться для того, чтобы скорректировать курс уже в процессе обучения. Необходимость в ней может возникнуть из-за несоблюдения тайминга, из-за необходимости более глубокого погружения в те или иные нюансы. В таком случае отклики менеджмента помогают тренерам держать руку на пульсе, контролировать происходящее «изнутри».
В эффективной организации процесса обучения заинтересованы все заинтересованные стороны - и компании-заказчики, и интеграторы, и пользователи, которые будут проходить обучение.
Они стремятся выбрать наиболее подходящий формат сессий, онлайн или оффлайн, провести обучение в максимально сжатые сроки и приступить к работе с внедряемой системой как можно быстрее.
